DCAI recherche actuellement un(e) assistant(e) d'agence expérimenté (e) pour soutenir les opérations quotidiennes d'un important site industriel et d'ingénierie à Marseille.

Le candidat retenu jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'agence en coordonnant les activités administratives, logistiques et opérationnelles, tout en servant de principal point de contact pour les employés, les visiteurs et les parties prenantes externes.

Accueil et communication

• Gestion de l'accueil physique et téléphonique.

• Gestion du courrier entrant et sortant.

• Coordination des livraisons de colis et de coursiers (DHL, Chronopost, etc.).

• Réception et distribution des documents et du matériel de l'entreprise.

Administration de bureau

• Gestion des fournitures et consommables de bureau.

• Commander de l'eau, du café, de la papeterie, du papier pour imprimante et autres fournitures de bureau.

• Suivi des demandes d'achat et des interactions avec les fournisseurs.

• Soutien administratif à la direction de l'agence et aux chefs de service.

Services des installations et du site

• Coordination des demandes de maintenance et des services administratifs.

• Suivi des problèmes liés au bâtiment (éclairage, portes, plomberie, réparations des installations, etc.).

• Coordination avec les prestataires de services et les équipes de soutien internes.

• Assistance pour les déménagements de bureaux et la gestion des archives.

Gestion des accès et sécurité

• Gestion des badges d'accès et des autorisations d'entrée dans les bâtiments.

• Création, programmation, distribution et collecte des badges.

• Suivi des droits d'accès des employés, des visiteurs et des sous-traitants.

• Coordination des demandes d'accès avec les services clients et de sécurité.

Logistique et gestion de flotte

• Gestion des véhicules de l'entreprise.

• Suivi de la maintenance, des inspections et des exigences en matière d'assurance.

• Coordination des cartes carburant et des documents du véhicule.

Administration des ressources humaines

• Suivi des absences des employés et des documents relatifs aux congés maladie.

• Accompagnement des nouveaux arrivants dans leurs activités d'intégration.

• Soutien administratif lié au personnel de l'agence.

Gestion environnementale et des déchets

• Coordination des processus de recyclage.

• Gestion des sacs de collecte et des activités d'élimination des déchets.

• Assurer la liaison avec les services municipaux locaux, le cas échéant.